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im体育运动平台:【哲贤管理咨询】高效能人士都在用的时间管理法则
发布时间:2022-04-23 03:09:21 来源:im体育账号 作者:im体育直播

  时间是生活的坐标系,人在工作和生活里都无法脱离时间的桎梏,处理和时间的关系是我们必须面对的问题。

  第一种是和时间对抗的紧张状态。表现为时间不够用、生物钟紊乱、没有规划等。典型的场景是:一天忙忙碌碌,理不出头绪,做了很多事情,但是却感觉自己什么也没有干,缺乏成就感。

  第二种是和时间合作的状态。表现为按部就班的完成工作。干任何一项工作时间都能认真的“配合”我们,在恰当的时间,以恰当的方式完成工作。

  第三种是和时间做朋友的状态。这种是人和时间关系最好的状态,相对于第二种的和时间合作,和时间做朋友,就是人与时间的紧张关系和解,人能自由的支配时间,可以选择和时间相处的方式。这一关系状态的典型场景是:我们先于时间,做出自己的规划,然后也在规定时间内完成任务。

  每个人都想和时间做朋友,不想时间和自己对抗,而是可以自由的支配时间,并在有限时间内完成任务。而要实现这一目标,时间管理能力就必须掌握和加强。

  时间管理能力是人底层的基础能力,因为处理和时间的关系无所不在,无时不有。而且,在有限时间实现效率最大化是所有人追求的目标。

  管理大师彼得·德鲁克于1954年在其名著《管理实践》中最先提出了“目标管理”的概念,随后又提出“目标管理和自我控制”的主张。德鲁克认为:先有目标才能确定工作,所以“企业的使命和任务,必须转化为目标”。

  如果一个领域没有目标,这个领域的工作必然被忽视。因此管理者应该通过目标对下级进行管理。当组织的高层管理者确定了组织目标后,必须对其进行有效分解,转变成各个部门以及个人的子目标,管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。

  SMART原则的五个字母源自五个英文字母:Specific,Measurable,Attainable,Related和Time-bound。所以S代表着“明确”,M代表着“可衡量”,A代表着“能达成”,R代表着“相关性”,而T则代表着“时间限定”。

  也就是说,设定目标时,要对这五个因素做充分考虑。换言之,就是当我们想确定一个目标是,要问自己五个问题:这个目标明确吗?这个目标有量化吗?这个目标能达成、可实现吗?这个目标与其他目标或工作相有关联吗?这个目标有时间限制吗?

  明确的(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标。

  可衡量的(Measurable)。这是指目标必须用指标量化表达。在提出相关目标时,需要根据一定的指标,像用户量、销售数据、回款金额等,进行联系。

  可达成的(Attainable)。这里“可达到的”有两层意思:一是目标应该在能力范围内;二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧,但同时得注意,太容易达到的目标也会让人失去斗志。

  相关的(Relevant)。这里的“相关的”是指与某些相关,比如个人的工作要与公司或者部分相连,这样才能更好地连接同事,所呈现的最终结果是有效的。

  基于时间的(Time-based)。“基于时间”比较容易理解,它是指目标必须确定完成的日期。可以按照年、月、日进行划分,促进自己在这个时间里高效完成目标。

  在确定好目标原则时,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”,以便进行工作进度的监控。这种节点性的监控形式,可以让自己的目标可控。

  时间管理作为一项底层能力,不应该是一天、一个月的时间规划和管理,而应是长期一以贯之,并不断反馈、迭代的计划。长期做时间管理,并使之成为一种习惯,清单原则你应该知道并掌握。

  《清单革命》一书的作者从建筑、餐饮、航空等行业的经验中学到了列清单的作用,用在了外科手术中,推广到了全世界不同的医院,作用显著。后来还推广给了投资界的朋友,也收到了良好的反馈。

  所谓清单原则,就是在时间管理中把要做的事情列出详细的清单,就像工作计划推进表一样,列出包含事情、完成时间节点等详细信息。

  一是清单尽可能的完整、详细、具体,而不是笼统的。比如,列一个月的阅读清单计划,不应该是“一个月要读多少本书,做多少字的读书笔记”这样的空洞计划,而应该是把阅读计划详细到每天哪个时间段、读多少页的书、做多少字的读书笔记。

  二是清单要不断反馈、调适,更新计划的进度。还是那一个月的读书计划为例列出计划后,每一天的完成情况,都应该在清单里面标注,比如完成度80%;如果遇到突发情况,不能完成,应该拿出替代方案,比如,今天没有读20页,那么明天必须读40页。另外,计划也不应该是一直固定不变的,如果完成效果较好,可以调高目标,而如果难度高,就把目标降低一点,这些都以完成清单为目标。

  在清单设计上,要遵循简洁、高效和可测原则。清单不需要每件事都做到特别细致,但一定要列出对于你来说,最为关键的内容。而这些清单内容,要以效果为导向,让你能够根据可操作性,一直进行下去。

  为了让清单能够有效使用,就必须符合实际情况,要跟随具体情况的变化而更新。即使是最简单的清单也要保持不断更新,只有持续改善,才能让清单与时俱进,发挥最大效用。

  在执行上,要设置明确的检查点,并按照规定的时间进行检查,避免无效性执行。

  时间管理领域最常用的法则,莫过于史蒂芬•科维的“四象限法则”,他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类:重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

  而这四类,我们还可以将所有的事件,建立一个二维四象限的指标体系,它们分别是:

  第一类是“重要且紧急”的事件,例如:有期限压力的计划、急迫的问题、工作危机。

  第二类是“重要但不紧急”的事件,例如:制定工作规划、改进工作效能、建立良好的人际关系。

  第四类是“不重要且不紧急”的事件,更直接的来说是“浪费时间”的事件,例如:无聊的事情、娱乐性活动等。

  对于这个法则的有效使用,可以先按照事情的重要程度和优先级进行排序,拎清楚哪些重要、次重要、不重要,哪些紧急、不紧急,然后分配相应的时间去做。

  对于重要而且紧急的事情,不用多想立刻去做。而对于重要但不紧急的事情,要制定好计划一步一步的去实施完成,但是一定要注意在这一个象限上多花费一点时间,避免第二象限的事物转化为第一象限。

  而对于一些很紧急但是不重要的事情,尝试着将这些事情交给别人去做,减轻你自己身上的负担。而不重要且不紧急的事情,有些是浪费时间的存在,能不做就不要去做。

  日常生活和工作中,我们无法回避两个现实问题,一是时间有限,每天只有24个小时;二是注意力、精力有限,无法全神贯注每一件事。20/80原则则很好的告诉了我们该如何面对、解决该问题。

  20/80原则由意大利经济学家帕累托提出,也称为关键少数原则、不重要多数原则。核心意思是说,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的,因此又称二八定律。

  既然20%是重要的,80%是次要的。那么根据合理匹配原则,20%重要的事情应该占据更多的时间,且应该优先处理,而80%次要的事应该投入少的时间,甚至对于不重要的事情,不应该投入任何时间。

  二八定律已被广泛运用于各领域,并被证明科学性。比如,在一个社会,20%的人占据着80%的社会财富;在一个公司,20%的中高层决定着公司的命运和走向。

  利用这一法则,可以让你找到那些对你非常重要的事情,并且平衡好自己有限的时间和精力。因此,投入80%的时间在20%重要的事情上,才能取得80%的成效。

  比尔盖茨曾说:“懒散和不守时,都将成为你工作和事业上的绊脚石,对任何人都如此。”他是一个非常守时的人,对待别人也是如此。

  美国作家梭罗在他的《瓦尔登湖》中写道:智慧和纯洁来自努力,无知和纵欲来自懒惰。

  一个懒惰的人,总想着来日方长,做何事都是能拖则拖,这样会使自己陷入日复一日的平庸生活里,工作和生活的欲望被消磨殆尽。

  而时间管理,一切根源都在时间上。人最珍贵的便是时间,它是依托于人在工作上最为宝贵的资源。对待时间要有所重视,这样才能过好自己的一生。


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